Excelde Pivot Table (Özet Tablo) Nasıl Oluşturulur.

Pivot tablo bir şablonda ki verileri özet olarak göstermemizi sağlar yani satırlarda bulunan bilgileri istediğimiz alanlara göre ayırarak çevirir.  Özellikle rapor hazırlarken verileri daha anlaşılır ve düzenli hale getirmemizi sağlar. Tablo kesinlikle bir mantık ve düzene göre hazırlanmalıdır. Pivot tablo, düzensiz hazırlanmış listeleri sevmez.  Excel listesi hazırlarken kendinize önce  şablonun durumuna göre Örneğin:  Malzeme listesi, personel listesi gibi dosyalarda her sütunun ayrıntılarını belli edin  girdiğiniz verinin bulunduğu sütunların  başlıklarını en üst kısımda belirtiniz.  Listeye gireceğiniz her ayrıntı her verinin bir sütunu ve sütun başlığı olmalıdır. Listenizi istediğiniz kadar ayrıntılı hazırlayabilirsiniz bunun için tek yapmanız gereken şey bir sütun açmak ve bu sütuna bir başlık koymaktır. Böylece pivot tablo sizin bütün sorularınıza mükemmel şekilde cevap verebilir.

Pivot tablo hazırlarken  dikkat etmeniz gereken önemli nokta  harf hatası yapmamaktır.  listeye eklenen bir kelime her zaman aynı  şeklinde yazılmak zorundadır.  Eğer kısaltmalar kullanarak bir aynı veriyi farklı isimlerle giriyorsak her veriyi pivot tablo başka bir veri olarak algılar ve pivot tabloda ilave bir satır açar. Mesela siz 100 tane “elma” aldınız, fakat son 20 adet alımınızı listeye büyük harfle “ELMA” olarak girdiniz, pivot tabloda 80 adet elma, 20 adet “ELMA” görürsünüz, bu istenen bir durum değildir. Excel yapılandırması sizin neyi kastettiğinizi anlayamaz, siz doğru veriler girerseniz, o da size doğru özet bilgiler verir.  Pivot tablo bulunamayan değerler için (boş) değerini verir. Bunu görmek istemiyorsanız tabloda ki verilerin eksiksiz olmasına özen gösterin.

Şimdi Aşağıda çok basit bir şablon ile size özet tablo nasıl oluşturabilirsiniz anlatmaya çalışacağım.

Özet Tablo raporu Oluşturma

Çok basit bir şekilde anlatmaya çalışacağım projeyi bu doğrultuda büyütebilir çok büyük dosyalarınızı bile bu yöntem ile raporlara ayırabilirsiniz. Aşağıdaki resimde bulunan gibi bir tablomuz olsun bu tabloda Tarih , İsim ve Alınan Borç miktarı bulunuyor istediğimiz rapor tarih aralığında alınan toplam borç ve tarih özeti olsun.

Öncelikle listenin başlığının mutlaka olmasını gerektiğini vurgulamıştık. Başlıklar ile beraber tüm şablonu tarayıp EKLE bölümündeki PivotTable butonuna basıyoruz.

Açılan ufak pencerede Tablo ve Aralık seçin yazan bölüm az önce tarayıp seçtiğimiz bölümün açıklamasıdır. Alt kısımda bulunan 2 bölüm ise raporun yeni sayfa üzerinde mi yoksa aynı sayfa içinde mi oluşturulacağına ait sorgu bölümüdür. Yeni sayfa seçip raporumuzu yeni sayfa üzerine aktarmak için görsel üzerindeki yerleri seçip devam ediyoruz. Tarayıp seçtiğiniz bölüm 1000 kalemde olabilirdi basit olması açısından ufak bir listeye ait resim ekledik.

Evet aşağıda gördüğünüz gibi yeni bir sayfa açıldı ve seçim yapmamız gerekiyor. Sağ üst köşede başlıklarımızı görüyoruz ; hemen aşağısında ise 4 adet kutucuk açılmış bu kısım çok önemli satır etiketlerini ve sayısal toplamları bu bölüm üzerinden şekillendireceğiz.

Üst kısımdaki başlık isimlerine ait tüm girişleri seçtikten sonra isim ve tarihi satır etiketlerinin olduğu bölüme tutup sürüklüyoruz. Borç etiketini ise değerler bölümüne sürükleyip bırakıyoruz. Yapmış olduğumuz bu ayarlamada aynı isimleri ve alınan borçları toplayıp sol tarafta yeni bir çizelge oluşturarak  bize raporluyor. Etiketlerin yerlerini değiştirerek bu işlemi daha detaylı hale getirmek ve farklı kombinasyonlar yaparak çok detaylı raporlar hazırlamak bu bölüm sayesinde kolaya indirgenmiş oluyor.

Özet Tablo raporunun düzenini ve biçimini tasarlama

Excel’de Aç‘ı tıklatın ve çalışma sayfası verilerini, dış verileri veya birden çok tablodaki verileri çözümlemek için PivotTable oluşturun.

Google E-Tablolar Üzerinde Pivot tablo ekleme ve düzenleme

1. Google E-Tablolar‘ı bilgisayarınızda açın.
2. Tabloya yerleştirmek istediğiniz verilerin bulunduğu e-tabloyu açın.
3. Kullanmak istediğiniz verilerin bulunduğu hücreleri seçin.
   • Kullanmak istediğiniz verileri sütunlara girin. Her sütun bir veri kümesidir.
   • Her sütunun bir başlığı olmalıdır.
4. Menüden, Veri  Pivot tablo‘yu tıklayın. Henüz açılmadıysa pivot tablo sekmesini tıklayın.
5. “Rapor editörü” penceresinde, her bir kategorinin yanındaki Alan ekle‘yi ve ardından kullanılacak sütunu tıklayın.
   • Kullandığınız sütundaki her bir sayı için tablonuzda bir satır veya sütun bulunur (bu sayı birden fazla hücrede yer alıyor olsa bile).
   • “Değerler” için kullandığınız sütunlardan alınan veriler, eşleşen satır ve sütunlara ayrılır.
   • Değerleri bir formüle göre hesaplayan “Değerler” kategorisine bir alan eklemek istiyorsanız “Hesaplanan alan”ı tıklayıp formülü girin.
   • Tabloda gösterilmesini istemediğiniz veriler “Filtreler” ile gizlenir.
6. Verilerinizin listelenme, sıralanma, özetlenme veya filtrelenme biçimini değiştirebilirsiniz. Değiştirmek istediğiniz öğenin yanındaki Aşağı oku  tıklayın.
7. Pivot tabloları biçimlendirmek için araç çubuğundaki düğmeleri kullanın.

Verileri değiştirme veya kaldırma

• Veri kümesini bir kategoriden diğerine taşımak için veri kümesini istediğiniz kategoriye sürükleyin.
• Veri kümesini bir kategoriden kaldırmak için Kaldır’ı  tıklayın.
• Pivot tablonuzda kullanılan veri aralığını genişletmek için Aralığı düzenle‘yi tıklayın.
• Pivot tablo, temel aldığı hücreleri değiştirdiğinizde yenilenir.